Le contexte : un nouvel escape game à Béthune !
Simon et Julien ont décidé de créer leur propre centre d'escape game à Béthune en 2023. Ils sont passionnés de ce domaine depuis des années et leurs compétences techniques en systèmes et électroniques sont solides.
Ils ont donc décidé de créer entièrement plusieurs salle d'escape game (aussi appelées escape rooms) en rénovant complètement un local à Béthune.
Dans ce contexte, Simon et Julien ont décidé de faire appel à moi pour leur site internet afin de présenter leurs prestations, d'assurer toute la gestion des réservations des salles, les paiements en ligne des acomptes et le logiciel de caisse sur place. Je vous détaille tout cela ci-dessous.
Le projet : site web avec système de réservation
Le nouvel escape game "Adventure Story" disposera de deux salles disponibles à l'ouverture, puis d'une troisième qui sera inaugurées quelques semaines plus tard. Enfin, d'autres salles d'escape room verront le jour plus tard dans leur local, ainsi que d'autres prestation comme l'escape game mobile (louer un boite mystérieux dont il s'agit de percer les secrets ensuite chez soi).
Pour que la gestion des salles soit efficace, Simon et Julien m'ont fait part du cahier des charges suivant :
1. Mise en place d'un site web.
- Création du nom de domaine, du site internet adventurestory-escapegame.fr et d'adresses email associées ;
- Présentation de l'escape game Adventure Story et des différentes salles ;
- Une section "actualités" pour publier régulièrement de nouveaux contenus sur le site.
2. Mise en place d'un système de réservation intégré au site.
- Installation d'un système de réservation des escape rooms, qui affiche en temps réel les créneaux disponibles et permet une réservation facile ;
- La réservation doit se faire intégralement sur le site, avec paiement d'acompte (passerelle sécurisée de leur banque, intégrée au site web) et la possibilité pour le client de renseigner différentes informations sur mesure ;
- Un email est envoyé au client pour confirmer sa réservation, puis un rappel est envoyé un jour avant la date de réservation choisie afin de lui éviter tout oubli.
- Côté administrateur, un planning des réservations permet à Simon et Julien de voir tous les créneaux qui ont été réservés par les clients ;
- Les créneaux de réservation doivent tenir compte de multiple facteurs, comme des horaires variables d'un jour à l'autre ou encore un délai entre deux réservations pour permettre la préparation de la salle ;
- Les clients peuvent réserver jusqu'à deux heures avant, et en cas d'imprévu ils peuvent reporter leur réservation si c'est fait plusieurs jours en avance (grâce à l'espace client sur le site).
3. Mise en place d'un logiciel de caisse synchronisé avec le site
- Le logiciel de caisse dialogue en temps réel avec le système de réservation afin de récupérer les information sur les acomptes qui ont été payés par les clients ;
- Le logiciel de caisse permet de gérer aussi bien les réservations, le reste à payer pour la location de la salle ainsi que les paiements sur place pour les extras (boissons et snack), avec certification NF 525 ;
- La combinaison du logiciel de caisse avec le système de réservation intégrés au site internet permettent un gestion très précise des créneaux horaires disponibles et informations clients, de type CRM (Customer Relationship Management system).
Au global, il s'agit également de les former à l'utilisation de tous ces nouveaux outils pour être opérationnel immédiatement. Voilà donc un beau projet !
Le site internet : adventurestory-escapegame.fr
Après plusieurs semaines d'accompagnement et de travail, j'ai pu procéder à la mise en ligne du site internet adventurestory-escapegame.fr répondant à leur cahier des charges.
J'ai pu former Simon et Julien à l'utilisation de leur site web, système de réservation et logiciel de caisse afin de leur permettre d'être autonome dans la gestion quotidienne : réception des réservations client, transactions en magasin, publication d'actualités, etc.
En parallèle, après plusieurs mois de travaux intenses, d'installation de systèmes pour les futures salles et de tests, voici leur nouvel escape game "Adventure Story" prêt à ouvrir en septembre 2023 !
J'ai ainsi le plaisir de vous partager ci-dessous quelques aperçus du site. Et surtout, je vous encourage à aller le tester en prenant RDV sur leur site !
Tous mes meilleurs vœux de réussite Simon et Julien pour votre escape game adventurestory-escapegame.fr à Béthune !
